Wat is nu eigenlijk mediabeheer?

En hoe ziet GOED mediabeheer eruit?

juli 26, 2024
10:59 am

Wellicht ben je online al eens gestuit op diensten die mediabeheer aanbieden en vraag je je af, wat mediabeheer nu eigenlijk inhoudt. Een nog relevantere vraag is wellicht: “Wat maakt mediabeheer goed?” In dit artikel verkennen we de kernaspecten van effectief mediabeheer en presenteren we enkele illustratieve voorbeelden van hoe goed mediabeheer in de praktijk kan worden toegepast.

Allereerst is het belangrijk om een helder begrip te hebben van de afzonderlijke componenten: media en beheer. Media kunnen worden gedefinieerd als communicatiemiddelen die bedoeld zijn om informatie te verspreiden naar een breed publiek. Dit omvat traditionele media zoals kranten, tijdschriften en televisie, maar ook nieuwe media zoals websites, sociale netwerken en digitale platforms. Media fungeren als dragers van informatie en hebben een cruciale rol in de moderne informatiemaatschappij.

Beheer, aan de andere kant, verwijst naar het proces van controle, organisatie en supervisie van middelen en activiteiten om bepaalde doelstellingen te bereiken. Dit impliceert een gestructureerde aanpak waarbij planning, uitvoering en evaluatie centraal staan. Beheer kan worden toegepast op uiteenlopende gebieden zoals projectmanagement, financieel beheer en uiteraard ook mediabeheer.

Gecombineerde definitie van mediabeheer

Wanneer we deze twee concepten combineren, ontstaat de volgende definitie van mediabeheer: Mediabeheer is het strategische proces waarbij media-inhoud en -activiteiten worden gepland, georganiseerd, gecoördineerd en gecontroleerd met als doel de communicatie- en marketingdoelstellingen van een organisatie te verwezenlijken. Dit omvat zowel de creatie en distributie van content als de monitoring van prestaties en het aanpassen van strategieën op basis van data-analyse.

Tegenwoordig heeft bijna iedere organisatie te maken met een bepaalde mate van mediabeheer, volledig ingegeven door hun communicatiestrategie en de intensiteit van hun communicatieactiviteiten. Hoe meer er wordt gecommuniceerd via diverse media, hoe meer er moet worden beheerd op het gebied van media. Deze correlatie zorgt er vaak voor dat de taken rondom mediabeheer voor organisaties overweldigend kunnen worden.

Het is belangrijk om hierbij het onderscheid te maken tussen verschillende soorten media: betaalde media (paid media), verkregen media (earned media) en eigendom media (owned media). Betaalde media omvatten betaalde promoties zoals advertenties, terwijl verkregen media verwijzen naar publiciteit die een organisatie krijgt zonder betaling, vaak via persaandacht of mond-tot-mondreclame. Owned media, daarentegen, zijn de communicatiekanalen die een organisatie zelf bezit en controleert, zoals hun eigen website, blog en sociale mediaprofielen. Mediabeheer richt zich voornamelijk op deze owned media, omdat organisaties hier volledige controle over hebben en strategisch kunnen inzetten om hun doelen te bereiken.

Wil je vrijblijvend de mogelijkheden bespreken?

Bart gaat graag met je in gesprek!

Wil je vrijblijvend de mogelijkheden bespreken?

Vraag een gratis adviesgesprek aan met onze social- en video experts!

De diversiteit van mediakanalen

Iedere organisatie heeft tegenwoordig een website, Instagram, Facebook, YouTube-kanaal, en wellicht ook een LinkedIn-profiel, Twitter-account, TikTok-profiel en een aanwezigheid op nieuwere platformen zoals Snapchat. Organisaties kiezen hierbij de meest passende media voor hun doelgroep en doelen. Of het nu gaat om informeren, overtuigen of bewegen (de klassieke beïnvloeding van kennis, houding en gedrag), om commerciële of niet-commerciële doeleinden, er ontstaat op termijn een variatie aan kanalen en content. De gemene deler in deze strategieën is heldere communicatie, zowel visueel als inhoudelijk, en consistentie, zoals elk algoritme van sociale technologische platforms tegenwoordig ook verlangt.

Deze veelzijdigheid in mediakanalen vereist dat organisaties strategisch nadenken over welke platformen het meest effectief zijn voor hun specifieke communicatiedoelen en doelgroep. Het vermogen om verschillende mediakanalen te beheren en consistent te blijven in de boodschap en stijl is een kenmerk van goed mediabeheer. Consistentie, analyse, bijsturen/aanpassen, tone of voice en huisstijl vormen de kernaspecten van effectief mediabeheer, wat tevens de uitdagingen benadrukt waarmee veel bedrijven geconfronteerd worden.

In de volgende secties zullen we dieper ingaan op de verschillende elementen van mediabeheer en bespreken we best practices voor het optimaliseren van mediabeheer in organisaties.

De kracht van goed mediabeheer

De kracht van goed mediabeheer schuilt in een aantal kerncomponenten: consistentie, gedegen analyse en daaropvolgende aanpassingen, en een sterke focus op zowel inhoud als ontwerp. Deze elementen zijn essentieel voor het succesvol beheren van media-activiteiten, ongeacht of het gaat om profit, non-profit, overheids- of niet-overheidsorganisaties. Door deze pijlers te omarmen, kunnen organisaties hun boodschap effectiever communiceren en een sterke, betrouwbare aanwezigheid op diverse mediaplatformen opbouwen.

Consistentie

Consistentie is cruciaal in mediabeheer, omdat het zorgt voor herkenbaarheid en betrouwbaarheid bij het publiek. Echter, een vaak over het hoofd geziene maar uiterst belangrijke component van consistentie is het regelmatig updaten van content. Social media platforms en zoekmachines opereren op basis van algoritmes die de zichtbaarheid en het bereik van content bepalen. Deze algoritmes zijn ontworpen om regelmatig bijgewerkte en actuele content te bevorderen. Als gevolg daarvan kan het frequent posten en updaten van content leiden tot een hogere betrokkenheid en betere zichtbaarheid.

Voor profit-organisaties betekent dit dat het niet alleen belangrijk is om een uniform uiterlijk en tone of voice te hebben, maar ook om regelmatig nieuwe content te plaatsen. Dit kan variëren van dagelijkse Instagram-updates tot wekelijkse blogposts. Het doel is om voortdurend interactie te genereren en in de schijnwerpers van de algoritmes te blijven, wat direct kan bijdragen aan een hogere merkherkenning en klantloyaliteit.

In de non-profitsector is deze noodzaak voor regelmatige updates even belangrijk. Een liefdadigheidsinstelling moet bijvoorbeeld regelmatig successen, evenementen en campagnes delen om betrokkenheid en donaties te maximaliseren. Voor overheidsorganisaties zorgt consistente en regelmatige communicatie ervoor dat burgers voortdurend op de hoogte blijven van beleidsveranderingen en publieke diensten. Een gemeente kan bijvoorbeeld wekelijkse updates plaatsen over lokale ontwikkelingen en evenementen om de betrokkenheid van burgers te stimuleren.

Niet-overheidsorganisaties (NGO’s), zoals universiteiten, moeten eveneens regelmatig content updaten om een betrouwbare bron van informatie te blijven voor studenten en medewerkers. Dit kan bestaan uit frequente nieuwsberichten, updates over academische programma’s en evenementen op sociale media en de website.

Analyse en aanpassingen

Een goede analyse van mediaperformances is essentieel om strategieën te optimaliseren. Profit-organisaties kunnen bijvoorbeeld gebruikmaken van analytics om te meten welke campagnes het meest effectief zijn in het genereren van verkoop en welke verbeteringen nodig zijn. Een bedrijf kan A/B-tests uitvoeren om te bepalen welke boodschap het beste resoneert met hun doelgroep.

Non-profitorganisaties kunnen analyses gebruiken om te begrijpen welke campagnes het meeste engagement en donaties opleveren. Een dierenasiel kan bijvoorbeeld social media-analyses gebruiken om te zien welke posts de meeste adopties genereren en hun contentstrategie daarop aanpassen. Voor overheidsinstanties is het belangrijk om analyses te gebruiken om de impact van communicatiecampagnes te meten, zoals bewustwordingscampagnes over volksgezondheid. Niet-overheidsorganisaties, zoals sportverenigingen, kunnen analyses gebruiken om te bepalen welke communicatie het beste werkt om leden te werven of evenementen te promoten.

Hier weer hetzelfde; in deze zin is het een beetje overbodig om een specifieke branche te noemen als je daar niet op terugkomt.

Inhoud en ontwerp

De kwaliteit van inhoud en ontwerp is een andere pijler van goed mediabeheer. Voor organisaties is het essentieel dat de content aantrekkelijk en relevant is. Een autobedrijf moet bijvoorbeeld hoogwaardige video’s en visuals produceren die de kenmerken en voordelen van hun voertuigen benadrukken.

Non-profitorganisaties moeten ontroerende en inspirerende verhalen delen om hun publiek te betrekken en tot actie aan te zetten. Een milieuorganisatie kan bijvoorbeeld video’s en infographics gebruiken om de impact van klimaatverandering te illustreren en mensen aan te moedigen tot duurzame acties. Overheidsinstanties moeten duidelijke en toegankelijke informatie verstrekken. Een ministerie van volksgezondheid moet bijvoorbeeld begrijpelijke en visueel aantrekkelijke campagnes ontwikkelen over gezondheidsadviezen. Niet-overheidsorganisaties, zoals culturele instellingen, kunnen gebruikmaken van creatief ontwerp om hun programma’s en tentoonstellingen aantrekkelijk te presenteren aan het publiek.

Door consistentie te waarborgen, analyses grondig uit te voeren en daaropvolgend aanpassingen door te voeren, en door hoogwaardige inhoud en ontwerp te creëren, kunnen verschillende soorten organisaties succesvol mediabeheer implementeren en hun communicatiedoelen bereiken.

Voordelen van het uitbesteden van mediabeheer

Het uitbesteden van mediabeheer biedt organisaties tal van voordelen, vooral wanneer het wordt overgenomen door een gespecialiseerde partij zoals Blue Wire Media. Dit zorgt ervoor dat bedrijven zich kunnen richten op hun kernactiviteiten, terwijl zij de zekerheid hebben dat hun mediaplanning, contentcreatie, analyse en bijsturing professioneel worden beheerd. Hier volgt een overzicht van de belangrijkste voordelen van het uitbesteden van mediabeheer.

Efficiëntie en tijdwinst

Voor veel organisaties is tijd een schaars goed. Het beheren van mediakanalen, het creëren van content en het analyseren van resultaten kunnen tijdrovende taken zijn die afleiden van de kernactiviteiten. Door mediabeheer uit te besteden, kunnen bedrijven deze tijdsinvestering reduceren en hun interne resources beter inzetten voor de activiteiten die direct bijdragen aan hun bedrijfsdoelen. Dit leidt tot een hogere efficiëntie en meer focus op strategische initiatieven.

Professionele expertise en kwaliteit

Mediabeheer vereist specifieke kennis en vaardigheden die niet altijd binnen een organisatie aanwezig zijn. Door het uitbesteden aan een gespecialiseerde partij kunnen bedrijven profiteren van de expertise en ervaring van professionals. Dit garandeert een hogere kwaliteit van de content, een consistent en aantrekkelijk ontwerp, en een strategische aanpak die is gebaseerd op de nieuwste trends en best practices in de industrie. Dit resulteert in effectievere communicatie en een sterkere merkpositie.

Consistentie en regelmatige updates

Zoals eerder besproken, verlangen sociale media platforms en zoekmachines regelmatige updates om zichtbaarheid en bereik te optimaliseren. Voor veel organisaties is het een uitdaging om consistent en frequent nieuwe content te produceren. Door mediabeheer uit te besteden, wordt deze uitdaging aangepakt door een constante stroom van kwalitatieve content te waarborgen. Dit helpt organisaties om hun zichtbaarheid te vergroten en hun publiek te blijven betrekken zonder zelf continu bezig te zijn met contentcreatie.

Geavanceerde analyse en inzichten

Het monitoren en analyseren van mediaprestaties is essentieel voor het optimaliseren van communicatiestrategieën. Gespecialiseerde partijen hebben toegang tot geavanceerde analytische tools en kunnen gedetailleerde rapportages en inzichten leveren. Dit stelt organisaties in staat om geïnformeerde beslissingen te nemen en hun strategieën continu te verbeteren op basis van concrete data. Dit leidt tot een hogere effectiviteit van de communicatie-inspanningen en een betere return on investment.

Flexibiliteit en schaalbaarheid

Een ander voordeel van het uitbesteden van mediabeheer is de flexibiliteit en schaalbaarheid die het biedt. Organisaties kunnen hun mediabeheer op- of afschalen afhankelijk van hun behoeften en doelen. Dit betekent dat zij kunnen profiteren van een schaalbare oplossing die meegroeit met hun bedrijf, zonder de noodzaak om voortdurend intern personeel aan te nemen of op te leiden.

Kostenbesparing

Hoewel het inhuren van een externe partij een investering vereist, kan het op de lange termijn juist kostenbesparend zijn. Het vermijden van de kosten voor het inhuren, trainen en behouden van een intern team, evenals de aanschaf van geavanceerde tools en technologieën, kan aanzienlijk besparen. Bovendien leidt het uitbesteden aan experts vaak tot betere resultaten, wat een positieve invloed heeft op de totale bedrijfsopbrengsten.

In samenvatting biedt het uitbesteden van mediabeheer aan een gespecialiseerde partij zoals Blue Wire Media organisaties een reeks voordelen die bijdragen aan efficiëntie, kwaliteit, consistentie, inzicht, flexibiliteit en kostenbesparing. Dit stelt bedrijven in staat om hun communicatie-inspanningen te optimaliseren en hun strategische doelen te bereiken zonder afgeleid te worden van hun kernactiviteiten.

Ondersteunende tools voor effectief mediabeheer

Het gebruik van Content Management Systemen (CMS) en andere ondersteunende tools kan het mediabeheer aanzienlijk vereenvoudigen en efficiënter maken. Hieronder volgt een overzicht van enkele belangrijke tools, ingedeeld per categorie, die organisaties kunnen helpen bij het beheer van hun media-activiteiten.

Creatie- en ontwerptools

Adobe Creative Cloud: Een uitgebreide suite van grafische en ontwerpsoftware, waaronder Photoshop, Illustrator en InDesign. Deze tools zijn essentieel voor het creëren van hoogwaardige visuele content, variërend van afbeeldingen en video’s tot webdesign en drukwerk.

Canva: Een gebruiksvriendelijke ontwerpsoftware die ideaal is voor het snel maken van professionele visuals, presentaties, social media posts en meer. Canva biedt tal van sjablonen en een intuïtieve interface, waardoor zelfs gebruikers zonder ontwerpachtergrond aantrekkelijke content kunnen maken.

Piktochart: Een tool speciaal voor het maken van infographics en visuele presentaties. Het is eenvoudig te gebruiken en helpt bij het omzetten van complexe data in aantrekkelijke visuals.

Content Management Systems (CMS)

WordPress: Als een van de meest populaire CMS-platforms ter wereld, maakt WordPress het eenvoudig om websites en blogs te beheren en te onderhouden. Het biedt talloze plug-ins en thema’s om de functionaliteit en het uiterlijk van de site aan te passen.

Drupal: Een krachtig en flexibel CMS dat vooral geschikt is voor complexe en schaalbare websites. Drupal biedt uitgebreide functionaliteiten en is zeer aanpasbaar, waardoor het ideaal is voor grotere organisaties met specifieke eisen.

Joomla: Een ander populair CMS dat bekend staat om zijn gebruiksvriendelijkheid en flexibiliteit. Joomla biedt een breed scala aan extensies en sjablonen, waardoor het geschikt is voor verschillende soorten websites.

Social Media Management

Hootsuite: Een veelzijdige tool voor het beheren van meerdere sociale media-accounts vanuit één dashboard. Het biedt functies zoals geplande posts, analytics en monitoring van sociale gesprekken, wat helpt bij het efficiënt beheren van sociale media-activiteiten.

Coosto: Een social media management tool die gericht is op het plannen, publiceren en analyseren van social media content. Coosto biedt ook functionaliteiten voor het monitoren van sociale media en het meten van de impact van campagnes.

Sendible: Een complete social media management tool die helpt bij het plannen, publiceren en analyseren van content. Sendible biedt ook contentsuggesties, goedkeuringsprocessen en klantbeheeropties, wat het ideaal maakt voor bureaus die meerdere accounts beheren.

Buffer: Een gebruiksvriendelijke tool die helpt bij het plannen en publiceren van social media posts. Buffer biedt tevens analytics om de prestaties van posts te monitoren en te optimaliseren.

Email Marketing

Mailchimp: Een populaire tool voor emailmarketing waarmee organisaties campagnes kunnen ontwerpen, automatiseren en analyseren. Mailchimp biedt gebruiksvriendelijke sjablonen en geavanceerde segmentatieopties om gerichte marketing te vergemakkelijken.

Active Campaign: Een uitgebreide marketing automation tool die emailmarketing combineert met CRM en machine learning. Het helpt organisaties bij het automatiseren van hun marketing- en verkoopprocessen voor een gepersonaliseerde klantervaring.

Constant Contact: Een gebruiksvriendelijke tool voor emailmarketing die sjablonen, marketing automation en analytics biedt om effectieve campagnes te maken en te meten.

Analytics en data

Google Analytics: Een krachtige tool voor het meten en analyseren van websiteverkeer. Het biedt inzichten in gebruikersgedrag, verkeersbronnen en conversies, waardoor organisaties hun online prestaties kunnen optimaliseren.

SEMrush: Een alles-in-één tool voor SEO, content marketing en concurrentieanalyse. SEMrush helpt organisaties bij het verbeteren van hun online zichtbaarheid en het identificeren van groeimogelijkheden.

Hotjar: Een tool die gebruikersgedrag analyseert door middel van heatmaps, opnames en enquêtes. Hotjar biedt waardevolle inzichten in hoe gebruikers interactie hebben met een website.

Marketing automation

HubSpot: Een complete marketing, sales en service platform dat bedrijven helpt bij het automatiseren van hun marketingactiviteiten, inclusief emailmarketing, social media management en contentbeheer.

Marketo: Een geavanceerde marketing automation oplossing die organisaties helpt bij leadmanagement, emailmarketing, en customer relationship management (CRM).

Pardot: Een B2B marketing automation tool van Salesforce, gericht op het verbeteren van lead generation, email marketing en ROI-analyse.

Door gebruik te maken van deze tools kunnen organisaties hun mediabeheerprocessen stroomlijnen, de kwaliteit van hun content verbeteren en effectievere strategieën ontwikkelen. Het inzetten van de juiste tools maakt het mogelijk om de diverse aspecten van mediabeheer efficiënt te beheren, van creatie en publicatie tot analyse en optimalisatie. Hierdoor kunnen bedrijven hun communicatie-inspanningen maximaliseren en hun doelen bereiken met een minimale inzet van interne middelen.